كيف تكتب إيميل أو رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟ سينبهر زملائك ورؤساؤك بها وبك


نحيطكم علماً بأن هناك ثلاثة أنواع مختلفة من المراسلات باللغة الإنجليزية، وهي الخطاب، المذكرة الداخلية، رسالة البريد الإلكتروني (الإيميل).

المحتوى في هذه الأنواع المراسلات الثلاثة متشابه ولا يختلف أبداً، فما تود قوله في رسالة يمكنك قوله في مذكرة ويمكنك قوله أيضاً في رسالة بريد إلكتروني، الاختلاف بينهم يقتصر فقط على الشكل أو طريقة التنسيق وعلى الغرض والجهة المرسل منها وإليها نوع المراسلة، وكي نوضح هذ الكلام، نستعرض فيما يلي كل نوع من أنواع هذه المراسلات بشيء من التفصيل الغير ملل:

1-خطاب letter:

الخطاب يرسل إلى شركات أو إدارات خارجية، وكونه يرسل إلى جهة خارجية بالبريد العادي لذا يجب أن يحتوي على عنوان الراسل والمرسل إليه.

2-مذكرة داخلية Memo:

المذكرة الداخلية ترسل داخل أقسام الإدارة الواحدة، ولا تشترط كتابة العنوان طالما أنها سترسل داخلياً، لكن يجب أن تحتوي بالطبع على: تاريخ الرسالة، رقم الرسالة (يعرف أيضاً برقم الإشارة وهو لغرض الأرشفة والتوثيق)، رقم هاتف وفاكس مكتب الراسل، اسم الراسل، اسم المرسل إليه ولقبه الوظيفي، وعنوان موضوع الرسالة.

ربما يهمك هذا الموضوع أيضاً ( نماذج جاهزة باللغة الإنجليزية والعربية لكتابة الخطاب التعريفي Cover Letter)

3-رسالة بريد إلكتروني Email:

وهي الرسالة التي ترسل إلكترونياً كما تعلم، وهي أسرع بكثير من النوعين السابقين، وبات الكثير من الشركات اليوم يعتمدها بشكل رسمي بدلاً من الخطابات أو المذكرات.

ولا ننسى أن ننوه عزيزي الموظف المحترم، أن تتبع تقاليد شركتك المتبعة في كتابة الرسائل من حيث التصميم والتنسيق وطريقة السرد، لا تجتهد في هذا الأمر إلا بعد استشارة رؤسائك في العمل، لذا من الأفضل إذا كنت جديداً في الوظيفة أن تحصل على نماذج من هذه المراسلات من الموظفين السابقين، تحصل عليها على هيئة soft copy لكي يسهل عليك إعادة تحريرها.

الرسالة الإنجليزية تتكون من ستة عناصر رئيسية:

تحدثنا فيما سبق – عزيزي الموظف عن أنواع المراسلات الرسمية والفرق بينهم، والآن سنتناول العناصر المشتركة التي تحتوي عليها هذه الرسائل:

  1. عنوان الرسالة (محدد وواضح)
  2. التحية
  3. افتتاحية الرسالة
  4. موضوع الرسالة أو الجسم (يحتوي على السبب من وراء كتابة الرسالة)
  5. الفقرة الختامية (وفيها يتم توضيح الإجراء المطلوب call to action)
  6. التحية الختامية
عناصر الخطاب الرسمي باللغة الإنجليزية
عناصر الخطاب الرسمي باللغة الإنجليزية
لا يمكننا عزيزي الموظف أن نخمن أو نوضح لك كيف تكتب رسالتك بالكامل، وهذا لأننا لا نعرف نص رسالتك بالكامل فنحن لا نسترق السمع ولا نعلم الغيب، لكن بالرغم من ذلك يمكننا تسهيل الأمر عليك، من خلال تقديم عدة تعبيرات ستوفر عليك تقريباً 50% من مجهود كتابة الرسالة، أم الباقي فعليك أنت كتابته، نسأل الله لك التوفيق أو النجاة إن صح التعبير.

وقبل أن توضح لك هذه القوالب الجاهزة والسيناريوهات المختلفة، هناك أمر هام يجب أن نوضحه لعنايتكم:

ترجمة جوجل مفيدة لكن بشرط

ترجمة جوجل خدمة مفيدة لكن بشرط أن يكون مستواك في الإنجليزية يمكنك من الحكم على نتائج الترجمة التي ستظهر لك، بمعنى أن يكون لديك القدرة على التمييز بين ما هو صواب وما هو خطأ من بين الترجمات التي سيمدك بها جوجل، لكن إذا كان مستواك في الإنجليزية لا يمكنك من معرفة الصح من الخطأ، فالرجاء لا تغامر وتستخدمها وبخاصة في كتابة الرسائل الرسمية نهائياً … قطعياً …بتاتاً.

 كيف تكتب إيميل أو رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟

والأن نتقدم لك قوالب جاهزة لعبارات يمكنك استخدامها في رسالتك:

التحية

في التحية يمكن استخدام العبارات التالية:

عزيزي السيد/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأولDear Mr
عزيزتي السيدة مدام/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأولDear Mrs
سيدي العزيز (لا يشترط ذكر الاسم)Dear Sir
سيدتي العزيزة  (لا يشترط ذكر الاسم)Dear Madam
عزيزتي الأستاذة/ ثم الاسم الأول (تستخدم في حالة مخاطبة سيدة لا تعرف حالتها الاجتماعية، أي في حالة كونك لا تعرف هل هي متزوجة أم آنسة.Dear Ms
إلى من يهمه الأمر (حينما تخاطب جهة مجهولة)To whom it may concern
جميع الأعزاء (إذا كانت الرسالة موجه إلى أكثر من شخص)Dear All

ملحوظة: التحية الأخيرة في الجدول Dear All قد تبدو لك – كمتلقي عربي – أنها عبارة غير مهذبة أو خشنة.

إذا كان شعورك تجاه هذه العبارة كذلك، الرجاء تجاهل هذا الشعور، فهي عبارة مستخدمة ولا تمثل مثل هذا الوقع عند المتلقي الأجنبي، لا تكن حساساً أكثر من اللازم يا عزيزي، ربما احساسك هذا يرجع إلى الترجمة الحرفية للعبارة (أعزاءي الكل)، على أي حال ترجمتها هي (إلى جميع الأعزاء).

بعد التحية التي تبدأ بكلمة Dear  يمكنك اتباعها بعبارة تحية أخرى مثل:

Greetings

Good morning

Good afternoon

التحية الختامية

سنتناول هنا الخاتمة، وقد وضعناها في الترتيب بعد التحية مباشرة مع أن المألوف أن نذكرها في النهاية كونها أخر عنصر من عناصر الرسالة، لكن دفعنا إلى ذلك هو ارتباط الخاتمة ارتباطاً وثيقاً بالافتتاحية كما هو مبين أدناه:

  • إذا بدأت الرسالة ب Dear Sir أو Dear Madam إذاً من الأفضل أن تختم بهذه العبارة Yours Faithfully,  ثم تضع اسمك أسفل منها.
  • إذا بدأت الرسالة ب Dear Mr. أو Dear Mrs.، إذاً من الأفضل أن تختم بهذه العبارة: Yours Sincerely ثم تضع أسمك أسفل منها.
  • أو أن تضع نفسك في مأمن وتستخدم العبارات التالية في جميع الرسائل بغض النظر عن التحية التي بدأت بها:

Regards

Best regards

Kind regards

افتتاحية الرسالة

هي أول فقرة تأتي في الترتيب بعد عنصر التحية، وفيها توضح للمتلقي الغرض من كتابة الرسالة، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية والتي تتفق مع غرضك:

للشكرأشكرك على رسالتك بخصوص …Thank you for your email/letter about
لطلب مزيداً من المعلوماتأكتب هذا لطلب معلومات عن ….I’m writing to request information about
للإبلاغ عن شيءأكتب هذا لإحاطتكم علماً عن …This is to inform you about
للشكوىأكتب هذا شاكياً من ….I’m writing to complain about
للاعتذارأكتب هذا معتذراً عن ….I’m writing to apologize about
للتوضيحبالإشارة إلى خطابكم/ايميلكم السابق عن …With reference to your letter/email about
للتهنئةاسمح لي بأن أوجه لكم التهنئة على ….Let me congratulate you on

الفقرة الختامية من الرسالة

هي أخر فقرة من فقرات الرسالة، وتأتي قبل التحية الختامية، وبها توضح ال call to action  أي رد الفعل الذي تطلبه من المتلقي، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية على حسب غرضك من الرسالة:

أتطلع لردك في القريب العاجل ….I look forward to hearing from you sooner
نثمن بشدة ردكم السريع ….Your quick response is highly appreciated
أتوقع رداً منكم  بتاريخ ….I expect you reply by
أرجو مقابلتكم ….I’m looking forward to meeting you
أتوقع ردكم في الوقت الذي يناسبكم …I hope to hear from you at your earliest convenience

اختصارات مهمة تستخدم بكثرة في الرسائل الرسمية

كمعلومة إضافية، إليك أهم الاختصارات التي يمكن أن تصادفها في الرسائل الرسمية مع توضيح معناها:

تعني (في أسرع وقت)

as soon as possible

Asap

تعني (المرفقات) حينما ترفق شيء مع الرسالة

enclosure

Enc

تعني (ملحوظة)

postscript

Ps

تعني (بالنيابة عن) حينما توقع الرسالة نيابة عن شخص مسؤول

per procurationem

Pp

تعني (من فضلك وافينا بالرد)

please reply

RSVP

تعني (لمعلوماتك) حينما تزود شخص بمعلومات عن شيء ما

for your information

FYI

تعني (لعناية فلان/فلانة) حينما ترسل رسالة إلى جهة وتخصص الشخص المطلوب باستلامها

for the attention of

FAO

في نهاية، نرجو – عزيزي الموظف – أن تكون هذه الرسالة قد قدمت لك معلومات من شأنها تسهيل مهمة كتابة الرسائل الرسمية عليك وعلى زملائك في العمل.

كما نرجو منك ألا تكتفي بها وأن تطلع على كتب ومراجع أخرى تتحدث عن هذا الموضوع، فنحن نقر بأن ما جاء في هذه الرسالة ليس جامعاً لكل المعلومات التي تتناول طرق وآداب كتابة الرسائل الرسمية وأن هناك أشياء أخرى قد فاتتنا بكل تأكيد، وعذرنا أنها فاتتنا بدون قصد.

لا تنسى أيضاً مشاركة هذه الرسالة عبر وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة، سيمتن لك متابعيك وأصدقائك كثيراً إن فعلت … كذلك نحن … سنقدر لك هذا الأجراء كثيراً …

مع خالص التحيات …

حسن محمد

حسن محمد

مترجم فوري، عمل لدى العديد من كبرى الشركات والمنظمات العالمية من أهمها شركة تيتان الأمريكية، بي سي آي اليابانية وشركة قطر للبترول القطرية، شرع في التدوين في عام 2008 كهواية ومع مرور الوقت اكتسب خبرة في مجال التسويق بالمحتوى والكتابة التسويقية copywriting ومن ثم تحولت الهواية إلى مهنة مستقلة تهدف إلى تقديم الجودة والاحترافية في مجال التسويق الالكتروني وبخاصة في مجالي التسويق بالمحتوى والكتابة التسويقية، يعمل معه الآن فريق عمل محترف من المترجمين والمسوقين الإلكترونيين.

موضوعات أخرى قد تهمك

ضع تعليقك

Your email address will not be published. Required fields are marked

  1. شكراً جزيلاً…
    انا قدمت للعمل في احدى المؤسسات واسالني اذا كنت استطيع كتابة خطابات وتقارير لمنظمات انجليزية…
    ارجو ان تفيدون..
    لكم كل الشكر والتقدير

  2. شكرا لما قدمته من معلومات ذات قيمه يستفاد منها الموظفون الذين يعملون في الاقسام التجاريه لذا اتقدم لك بوافر احترامي وتقديري . المهندس عادل هارون الجواري

      1. اعجبني بروفايلك واتمني ان اكسب من خبراتك كمنسقة للتسويق العربي بمستشفي خاصة في تايلاند

        رحيما اسماعيل

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}