كيف تكتب إيميل أو رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟ سينبهر زملائك ورؤساؤك بها وبك

447 مشاهدة

رقم الإشارة: ف/ب/0317

من: مدونة فرصة باقية

إلى سعادة الموظف الجديد …  بعد التحية:

الموضوع: كيف تكتب إيميل أو رسالة رسمية باللغة الإنجليزية

بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، وبناء على بحثكم في جوجل عن كيفية كتابة رسالة عمل أو إيميل رسمي يبهر زملائك ورؤساؤك في العمل، نتقدم نحن السادة مدونة (فرصة باقية) بالأصالة عن نفسها ونيابة عن كافة أعضائها بتوضيح المعلومات والأسرار المتعلقة بهذا الموضوع، كما هو مبين أدناه:

أولاً: أنواع الرسائل الرسمية الإنجليزية

عزيزي الموظف الجديد،

نحيطكم علماً بأن كتابة الرسالة الرسمية تختلف عن رسائل الحب والغرام التي ربما تكون قد اعتدت على كتابتها أثناء المرحلة الجامعية، فالرسائل الرسمية ليس بها قلوب قانية تشطرها سهام كيوبيد، ولا حتى شموع ملونة، ولا يمكن أن تحتوي أبداً على أزهار مرسومة بخط اليد.

أممم… ما أجملها من أيام؟ لكن على أي حال … 

عزيزي الموظف،

هناك ثلاثة أنواع مختلفة من المراسلات باللغة الإنجليزية، وهي الخطاب، المذكرة الداخلية، رسالة البريد الإلكتروني أو كما يطلق عليه العامة (الإيميل).

المحتوى في هذه الأنواع المراسلات الثلاثة متشابه ولا يختلف أبداً، فما تود قوله في رسالة يمكنك قوله في مذكرة ويمكنك قوله أيضاً في رسالة بريد إلكتروني، الاختلاف بينهم يقتصر فقط على الشكل أو طريقة التنسيق وعلى الغرض والجهة المرسل منها وإليها نوع المراسلة، وكي نوضح هذ الكلام، نستعرض فيما يلي كل نوع من أنواع هذه المراسلات بشيء من التفصيل الغير ملل:

1-خطاب letter:

الخطاب يرسل إلى شركات أو إدارات خارجية، وكونه يرسل إلى جهة خارجية بالبريد العادي لذا يجب أن يحتوي على عنوان المرسل والمرسل إليه.

2-مذكرة داخلية Memo:

المذكرة الداخلية ترسل داخل أقسام الإدارة الواحدة، ولا تشترط كتابة العنوان طالما أنها سترسل داخلياً، يكن يجب أن تحتوي بالطبع على: تاريخ الرسالة، رقم الرسالة (يعرف أيضاً برقم الإشارة وهو لغرض الأرشفة والتوثيق)، رقم هاتف وفاكس مكتب الرسال، اسم الرسال، اسم المرسل إليه ولقبه الوظيفي، عنوان موضوع الرسالة.

3-رسالة بريد إلكتروني Email:

وهي الرسالة التي ترسل إلكترونياً كما تعلم، وهي أسرع بكثير من النوعين السابقين، وباتت الكثير من الشركات اليوم تعتمدها بشكل رسمي بدلاً من الخطابات أو المذكرات.

ولا ننسى أن ننوه عزيزي الموظف المحترم، أن تتبع تقاليد شركتك المتبعة في كتابة الرسائل من حيث التصميم والتنسيق وطريقة السرد، لا تجتهد في هذا الأمر إلا بعد استشارة رؤسائك في العمل، لذا من الأفضل إذا كنت جديد في الوظيفة أن تحصل على نماذج من هذه المراسلات من الموظفين السابقين، تحصل عليها على هيئة soft copy لكي يسهل عليك إعادة تحريرها.

الرسالة الإنجليزية تتكون من ستة عناصر رئيسية:

تحدثنا فيما سبق – عزيزي الموظف عن أنواع المراسلات الرسمية والفرق بينهم، والآن سنتناول العناصر المشتركة التي تحتوي عليها هذه الرسائل:

  1. عنوان الرسالة (محدد وواضح)
  2. التحية
  3. افتتاحية الرسالة
  4. موضوع الرسالة أو الجسم (يحتوي على السبب من وراء كتابة الرسالة)
  5. الفقرة الختامية
  6. التحية الختامية
لا يمكننا عزيزي الموظف أن نخمن أو نوضح لك كيف تكتب رسالتك بالكامل، وهذا لأننا لا نعرف نص رسالتك بالكامل فنحن لا نسترق السمع ولا نعلم الغيب، لكن بالرغم من ذلك يمكننا تسهيل الأمر عليك، من خلال تقديم عدة تعبيرات ستوفر عليك تقريباً 50% من مجهود كتابة الرسالة، أم الباقي فعليك أنت كتابته، نسأل الله لك التوفيق أو النجاة إن صح التعبير.

وقبل أن توضح لك هذه القوالب الجاهزة والسيناريوهات المختلفة، هناك أمر هام يجب أن نوضحه لعنايتكم:

ترجمة جوجل مفيدة لكن بشرط

ترجمة جوجل خدمة مفيدة لكن بشرط أن يكون مستواك في الإنجليزية يمكنك من الحكم على نتائج الترجمة التي ستظهر لك، بمعنى أن يكون لديك القدرة على التمييز بين ما هو صواب وما هو خطأ من بين الترجمات التي سيمدك بها جوجل، لكن إذا كان مستواك في الإنجليزية لا يمكنك من معرفة الصح من الخطأ، فالرجاء لا تغامر وتستخدمها وبخاصة في كتابة الرسائل الرسمية نهائياً … قطعياً …بتاتاً.

 كيف تكتب إيميل أو رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟

والأن نتقدم لك قوالب جاهزة لعبارات يمكنك استخدامها في رسالتك:

التحية

في التحية يمكن استخدام العبارات التالية:

عزيزي السيد/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأول Dear Mr
عزيزتي السيدة مدام/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأول Dear Mrs
سيدي العزيز (لا يشترط ذكر الاسم) Dear Sir
سيدتي العزيزة  (لا يشترط ذكر الاسم) Dear Madam
عزيزتي الأستاذة/ ثم الاسم الأول (تستخدم في حالة مخاطبة سيدة لا تعرف حالتها الاجتماعية، أي في حالة كونك لا تعرف هل هي متزوجة أم آنسة. Dear Ms
إلى من يهمه الأمر (حينما تخاطب جهة مجهولة) To whom it may concern
جميع الأعزاء (إذا كانت الرسالة موجه إلى أكثر من شخص) Dear All

ملحوظة: التحية الأخيرة في الجدول Dear All قد تبدو لك – كمتلقي عربي – أنها عبارة غير مهذبة أو خشنة.

إذا كان شعورك تجاه هذه العبارة كذلك، الرجاء تجاهل هذا الشعور، فهي عبارة مستخدمة ولا تمثل مثل هذا الوقع عند المتلقي الأجنبي، لا تكن حساساً أكثر من اللازم يا عزيزي، ربما احساسك هذا يرجع إلى الترجمة الحرفية للعبارة (أعزاءي الكل)، على أي حال ترجمتها هي (إلى جميع الأعزاء).

بعد التحية التي تبدأ بكلمةDear  يمكنك اتباعها بعبارة تحية أخرى مثل:

Greetings

Good morning

Good afternoon

التحية الختامية

سنتناول هنا الخاتمة، وقد وضعناها في الترتيب بعد التحية مباشرة مع أن المألوف أن نذكرها في النهاية كونها أخر عنصر من عناصر الرسالة، لكن دفعنا إلى ذلك هو ارتباط الخاتمة ارتباطاً وثيقاً بالافتتاحية كما هو مبين أدناه:

  • إذا بدأت الرسالة ب Dear Sir أو Dear Madam إذاً من الأفضل أن تختم بهذه العبارة Yours Faithfully,  ثم تضع اسمك أسفل منها.
  • إذا بدأت الرسالة ب Dear Mr. أو Dear Mrs.، إذاً من الأفضل أن تختم بهذه العبارة: Yours Sincerely ثم تضع أسمك أسفل منها.
  • أو أن تضع نفسك في مأمن وتستخدم العبارات التالية في جميع الرسائل بغض النظر عن التحية التي بدأت بها:

Regards

Best regards

Kind regards

افتتاحية الرسالة

هي أول فقرة تأتي في الترتيب بعد عنصر التحية، وفيها توضح للمتلقي الغرض من كتابة الرسالة، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية والتي تتفق مع غرضك:

للشكر أشكرك على رسالتك بخصوص … Thank you for your email/letter about
لطلب مزيداً من المعلومات أكتب هذا لطلب معلومات عن …. I’m writing to request information about
للإبلاغ عن شيء أكتب هذا لإحاطتكم علماً عن … This is to inform you about
للشكوى أكتب هذا شاكياً من …. I’m writing to complain about
للاعتذار أكتب هذا معتذراً عن …. I’m writing to apologize about
للتوضيح بالإشارة إلى خطابكم/ايميلكم السابق عن … With reference to your letter/email about
للتهنئة اسمح لي بأن أوجه لكم التهنئة على …. Let me congratulate you on

الفقرة الختامية من الرسالة

هل أخر فقرة من فقرات الرسالة، وتأتي قبل التحية الختامية، وبها توضح ال call to action  أي رد الفعل الذي تطلبه من المتلقي، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية على حسب غرضك من الرسالة:

أتطلع لردك في القريب العاجل …. I look forward to hearing from you sooner
نثمن بشدة ردكم السريع …. Your quick response is highly appreciated
أتوقع رداً منكم  بتاريخ …. I expect you reply by
أرجو مقابلتكم …. I’m looking forward to meeting you
أتوقع ردكم في الوقت الذي يناسبكم … I hope to hear from you at your earliest convenience

اختصارات مهمة تستخدم بكثرة في الرسائل الرسمية

كمعلومة إضافية، إليك أهم الاختصارات التي يمكن أن تصادفها في الرسائل الرسمية مع توضيح معناها:

تعني (في أسرع وقت)

as soon as possible

Asap

تعني (المرفقات) حينما ترفق شيء مع الرسالة

enclosure

Enc

تعني (ملحوظة)

postscript

Ps

تعني (بالنيابة عن) حينما توقع الرسالة نيابة عن شخص مسؤول

per procurationem

Pp

تعني (من فضلك وافينا بالرد)

please reply

RSVP

تعني (لمعلوماتك) حينما تزود شخص بمعلومات عن شيء ما

for your information

FYI

تعني (لعناية فلان/فلانة) حينما ترسل رسالة إلى جهة وتخصص الشخص المطلوب باستلامها

for the attention of

FAO

 

في نهاية، نرجو – عزيزي الموظف – أن تكون هذه الرسالة قد قدمت لك معلومات من شأنها تسهيل مهمة كتابة الرسائل الرسمية عليك وعلى زملائك في العمل.

كما نرجو منك ألا تكتفي بها وأن تطلع على كتب ومراجع أخرى تتحدث عن هذا الموضوع، فنحن نقر بأن ما جاء في هذه الرسالة ليس جامعاً لكل المعلومات التي تتناول طرق وآداب كتابة الرسائل الرسمية وأن هناك أشياء أخرى قد فاتتنا بكل تأكيد، وعذرنا أنها فاتتنا بدون قصد.

لا تنسى أيضاً مشاركة هذه الرسالة عبر وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة، سيمتن لك متابعيك وأصدقائك كثيراً إن فعلت … كذلك نحن … سنقدر لك هذا الأجراء كثيراً …

مع خالص التحيات …

مدونة فرصة باقية …